Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Accounting

Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Accounting

Manajer Akuntansi adalah proses identifikasi, pengukuran, pengumpulan, analisis, penyiapan, dan komunikasi informasi financial yang digunakan oleh sesorang untuk perencanaan, evaluasi, pengendalian dalam suatu organisasi, serta untuk menjamin ketepatan penggunaan sumber-sumber dan pertanggung jawaban sumber-sumber tersebut.

·         Tugas dan Wewenang Manajer Akuntansi.

Seorang manajer dalam perusahaan harus mengetahui bagaimana tugas, wewenang dan hak untuk menjadi seorang manajer, dikarenakan untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Berikut ini tugas yang harus diketahui oleh manajer:

1.    Mengkoordinasi perencanaan anggaran.

2.    Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggungjawaban keuangan.

3.    Melakukan rekonsialisi keuangan.

4.    Mengkoordinasi pelaksanaan audit.

5.    Melakukan sistem pencatatan keuangan.

6.    Membuat laporan secara periodik berdasarkan  pertanggungjawaban masing-masing bidang kerja.

7.    Melaksankan penyimpanan dokumen penting dan dokumen berharga milik perusahaan.

8.    Melakukan rapat kordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang kerja.

9.    Mengembangkan gagasan dan system penggalangan dana untuk kemandirian perusahaan.

Berikut ini wewenang dari manajer accounting:

1.    Merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan atas semua aktivitas  akuntansi.

2.    Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan di perusahaan.

3.    Menetapkan besarnya anggaran yang dibutuhkan setiap divisi.

4.    Menerima laporan mengenai arus kas yang keluar dari atau masuk ke perusahaan

·         Tanggung jawab manajer akuntansi

Tanggung jawab dari manajer akuntansi adalah :

1.    Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi  bisnis perusahaan.

2.    Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.

3.    Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis.

4.    Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting.

5.    Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target  perusahaan

·         Fungsi Manajer Akuntansi

Fungsi dari manajer akuntansi adalah membantu Direktur Keuangan dan Akuntansi dalam memimpin, menerapkan pedoman sistem akuntansi yang telah ditetapkan agar menghasilkan informasi yang berguna baik bagi manajemen dalam menjalankan fungsinya maupun diperlukan untuk melaporkan operasi perusahaan kepada pihak luar serta menjamin terciptanya pengawasan intern (internal control) perusahaan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PEMASARAN

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PEMASARAN

Secara garis besar departemen pemasaran disusun oleh beberapa divisi dan sub divisi, seperti yang terlihat pada struktur organigram diatas. Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah:

Departermen Pemasaran

Dipimpin oleh seorang Manajer Pemasaran yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama

Tugas:

• Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pemasaran.
• Memonitoring dan mengarahkan proses-proses diseluruh divisi direktorat pemasaran.
• Melakukan koordinasi strategis antar direktorat
• Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.

Wewenang:

• Menetapkan pedoman harga barang dan jasa
• Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa
• Menetapkan sistem pengendalian hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap

Divisi Penjualan

Dipimpin oleh seorang Asisten Manajer Penjualan yang bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran dan membawahi Sub Divisi Order Penjualan dan Pengiriman.

Tugas:

• Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target
• Menyusun rencana penjualan
• Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar
• Menganalisa laporan penjualan dan mengadakan evaluasi
• Memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

Wewenang:

• Memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan

Divisi Promosi

Dipimpin oleh seorang Asisten Manajer Promosi yang bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran dan membawahi Sub Divisi Riset Pasar dan Promosi.

Tugas:

• Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran
• Menerima dan memahami setiap keluhan pelanggan
• Membuat rencana “costumer visit” dan “costumer call” untuk period tertentu

Wewenang:

• Menetapkan cara mempromosikan barang ke pelanggan

Sub Divisi Order Penjualan

Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Order Penjualan yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Order Penjualan.

Tugas :

• Membuat faktur penjualan
• Mencatat order yang diterima dari pesanan
• Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorisasi kredit

Wewenang :

• Memverifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap
• Mengotorisasi pengembalian barang oeh pelanggan dengan cara membuat memo kredit

Sub Divisi Pengiriman

Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Pengiriman yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Order Penjualan.

Tugas:

• Menyerahkan barang yang dipesan sesuai dengan mutu, kuantitas, spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari penjual.

Wewenang:

• Mengotorisasi dalam membuat nota pengiriman

Sub Divisi Riset Pasar

Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Riset Pasar yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Promosi dan membawahi beberapa staff di Divisi Riset Pasar.

Tugas:

• Untuk mengetahui seberapa besar kekuatan para pesaing usaha yang akan dihadapi oleh pebisnis
• Mencari informasi mengenai harga,kuantitas,kualitas barang.

Wewenang:

• Menentukan para pesaing usaha sehingga mengetahui kelemahan dan kelebihan  guna mendapatkan keuntungan

Sub Divisi Promosi

Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Promosi yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Promosi dan membawahi beberapa staff di Divisi Promosi.

Tugas :

• Mengajukan anggaran biaya produksi kepada departemen promosi
• Melaksanakan progam promosi yang disetujui oleh departemen promosi
• Mengusulkan progam-progam promosi

Wewenang:

• Menentukan sarana-sarana dalam mempromosikan produk
• Mengusulkannya ke departemen promosi
• Menentukan pemasangan iklan terkait promosi produk

Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Purchase

Purchasing officer mempunyai tugas untuk menanggani semua pembelian yang dilakukan oleh PT Kaktus Berduri, termasuk pembelian bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi dengan mengeluarkan purchasing order (PO). Jumlah bahan baku yang dibeli disesuaikan dengan kebutuhan produksi, untuk itu pihak purchasing harus menunggu purchasing requisition (PR) yang disusun oleh Kitchen Planning.

         Untuk menyusun PR, pihak Kitchen Planning harus menggunakan informasi yang tercantum dalam menu yang sudah dipilih oleh maskapai penerbangan dan feed back dari koki-koki yang bekerja di dapur. Setelaha disusun PR harus mendapat persetujuan dari pihak executive chef, store manager, cost controller, puchasing manager dan general manager, barulah diserahkan ke pihak Purchasing. Departemen Purchasingjuga memiliki tugas untuk memilih vendor (supplier) bahan baku. Setelah mendapat PR dari pihak kitchen planning, Purchasing Officer akan menghubungi beberapa pemasok. Pihak pemasok kemudian akan mengirim sampel barang yang diinginkan. Dari sampel ini akan dilakukan seleksi kemudian ditentukan 3 pemasok yang akan menjadi penyedia barang tersebut. Untuk mengurangi peluang ketergantungan terhadap satu pemasok, biasanya untuk satu barang PT Kaktus Berduri memiliki minimum pemasok.

         Pemilihan menu merupakan proses tersendiri. Pihak Customer akan mendekati PT Kaktus Berduri dan mengajukan menu makanan yang diinginkan untuk makan para karyawan. Pihak PT kaktus Berduri kemudian menyusun menu sesuai dengan permintaan dan juga menawarkan menu alternatif.

Setelah pihak Customer menentukan pilihan terhadap menu makanan, maka diadakan perjanjian kontrak yang menyangkut berapa lama menu tersebut akan dipakai dan harga yang disetujui dan kondisi kontrak lainnya. Sedangkan jumlah berapa porsi makanan yang diproduksi disesuaikan dengan order jumlah karyawan. Dari informasi ini maka pihak Kitchen Planning akan menyusun PR dan menyerahkannya ke pihak purchasing yang kemudian akan menyusun PO. Jumlah produksi makanan berubah-ubah setiap harinya untuk itu pihak Kitchen Planning harus mengantisipasi jumlah pembelian agar bahan baku yang dibeli tidak berlebihan atau berkekurangan.

DAFTAR SUPPLIER

Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Finance

Finance Staff/Staff Keuangan bertanggung jawab atas segala aktivitas keuangan, tugas utama dari jabatan ini yaitu melakukan pengaturan, transaksi, membuat laopran keuangan perusahaan. Jabatan Finance Staff/Staff Keuangan harus melapor pada jabatan Manager Keuangan. Pada jabatan ini sangat dibutuhkan kedislipinan, kejujuran, ketelitian serta tanggung jawab yang tinggi karena jika terjadi kesalahan akan sangat fatal pada perusahaan karena menyangkut keuangan perusahaan. Berikut deskripsi pekerjaan Finance Staff/Staff Keuangan yang lebih terperinci : 

1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program
3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
4. Melakukan pembayaran kepada suplier
5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan
6. Melaukan penagihan kepada customer
7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan
9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external
10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
11. Entry SAP
12. Melakukan Evaluasi budget
13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
15. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya
16. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain

Tugas dan Tanggung Jawab Departemen HRD

Berikut merupakan tugas dan tanggung jawab departemen HRD PT Kaktus Berduri

Struktur organisasi departemen HRD PT Kaktus Berduri (PT KB) yaitu sebagai berikut:

Berdasarkan Struktur Organisasi masing-masing posisi memiliki tugas dan tanggung jawab. Maka Job Deskripsi nya adalah

HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :

1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:

1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan  karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Managerdalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.
7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).

General Affair Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
5. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
6. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

Non Material Warehouse Staff

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

1. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.
2. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.

Compensation and Benefit Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.
2. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
4. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti, medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar
5. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.
6. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja
7. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.

Payroll Staff

Uraian tugas :

1. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.
2. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.
3. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.
4. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

Welfare Staff

1. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
2. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
3. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
4. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.

Trainning & Development Supervisor

1. Melakukan proses trainning new comer.
2. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.
3. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
4. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
5. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
6. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

Sumber: http://jeanneroselia.wordpress.com/2013/07/24/tugas-dan-tanggung-jawab-departemen-hrd/

PRODUK & KEUNGGULAN

PRODUK

• Produk usaha ini adalah lunch catering (katering makan siang). Sasarannya adalah karyawan dan murid di sekolahan, jadi produk disesuaikan dengan sasaran. Selain itu produk ini tentu dijamin halal, sehat dan enak.
• Dibuat dari bahan terbaik dan diolah oleh juru masak yang handal membuat PT. Kaktus Berduri cocok sebagai penjamin makan siang anda. Selain itu produk katering kami juga menambahkan buah pada setiap pesanan.
• Makanan asli Indonesia seperti sayur bening, sayur asam, ayam (goreng, panggang, dan bakar), kari, tahu & tempe (bacem dan balado), mie, nasi (goreng, kuning, hijau, campur, dan uduk).

PT Kaktus Berduri menyediakan berbagai macam paket menu dengan harga yang bervariasi, yang terdiri dari Paket Hemat, Paket Ekonomi, serta Paket Melati. Berikut merupakan rincian menu makanan berbagai macam paket beserta harganya:

Berbagai Macam Paket Menu PT Kaktus Berduri

PT Kaktus Berduri juga memberikan pilihan jenis pembayaran (Term of Payment) kepada seluruh pelanggan.

Pilihan Jenis Pembayaran (syarat & ketentuan berlaku)

Pembayaran dapat dilakukan dengan cara transfer ke nomor rekening di bawah ini. Jangan lupa untuk menuliskan nomor order/invoice atas pembayaran tersebut.

1. Bank Optimis cabang Depok, nomor rekening 001.010.1111
2. Bank Zamrud Indonesia cabang Depok, nomor rekening 002.020.2222

KEUNGGULAN

Keunggulan PT. Kaktus Berduri memiliki beberapa standard yaitu dijamin halal, enak dan sehat. Berikut keunggulannya. 

• Paket yang ditawarkan memberikan keleluasaan bagi pelanggan yang memilih . Setiap paket termasuk 4 sehat, ada sayur, nasi, lauk pauk dan buah. Dan juga setiap minggu akan ada 5 menu berbeda agar tidak bosan.
• Tidak perlu ke kantin yang sangat ramai untuk mendapatkan makanan, pesanan diantarkan ke tujuan (praktis).
• Pengantaran pesanan cepat dan tepat.
• Harga tentu menyesuaikan pelanggan jadi mudah dijangkau dan kualitas tetap bagus.
• Pembuatan katering sebelum diantar jadi masih hangat ketika sampai pada pelanggan.
• Boks katering dibuat dari bahan yang aman dan tidak merusak makanan  Bagi pelanggan yang alergi terhadap suatu makanan akan diingat oleh kami agar pelanggan tersebut tidak menerima makanan yang dia alergi(dijamin).