Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Purchase

Purchasing officer mempunyai tugas untuk menanggani semua pembelian yang dilakukan oleh PT Kaktus Berduri, termasuk pembelian bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi dengan mengeluarkan purchasing order (PO). Jumlah bahan baku yang dibeli disesuaikan dengan kebutuhan produksi, untuk itu pihak purchasing harus menunggu purchasing requisition (PR) yang disusun oleh Kitchen Planning.

         Untuk menyusun PR, pihak Kitchen Planning harus menggunakan informasi yang tercantum dalam menu yang sudah dipilih oleh maskapai penerbangan dan feed back dari koki-koki yang bekerja di dapur. Setelaha disusun PR harus mendapat persetujuan dari pihak executive chef, store manager, cost controller, puchasing manager dan general manager, barulah diserahkan ke pihak Purchasing. Departemen Purchasingjuga memiliki tugas untuk memilih vendor (supplier) bahan baku. Setelah mendapat PR dari pihak kitchen planning, Purchasing Officer akan menghubungi beberapa pemasok. Pihak pemasok kemudian akan mengirim sampel barang yang diinginkan. Dari sampel ini akan dilakukan seleksi kemudian ditentukan 3 pemasok yang akan menjadi penyedia barang tersebut. Untuk mengurangi peluang ketergantungan terhadap satu pemasok, biasanya untuk satu barang PT Kaktus Berduri memiliki minimum pemasok.

         Pemilihan menu merupakan proses tersendiri. Pihak Customer akan mendekati PT Kaktus Berduri dan mengajukan menu makanan yang diinginkan untuk makan para karyawan. Pihak PT kaktus Berduri kemudian menyusun menu sesuai dengan permintaan dan juga menawarkan menu alternatif.

Setelah pihak Customer menentukan pilihan terhadap menu makanan, maka diadakan perjanjian kontrak yang menyangkut berapa lama menu tersebut akan dipakai dan harga yang disetujui dan kondisi kontrak lainnya. Sedangkan jumlah berapa porsi makanan yang diproduksi disesuaikan dengan order jumlah karyawan. Dari informasi ini maka pihak Kitchen Planning akan menyusun PR dan menyerahkannya ke pihak purchasing yang kemudian akan menyusun PO. Jumlah produksi makanan berubah-ubah setiap harinya untuk itu pihak Kitchen Planning harus mengantisipasi jumlah pembelian agar bahan baku yang dibeli tidak berlebihan atau berkekurangan.